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【Heptabase】最新最完整的功能教學懶人包45大技巧,學會這幾招生產力大增!新手老手都適用

【Heptabase】2024最完整的功能教學懶人包45大技巧,學會這幾招生產力大增!新手老手都適用

✍️ 本文更新時間:2024 年 5 月 23 日

每天都被好多未來學員(?)問我 Heptabase 的使用技巧與功能教學,由於我是紀錄狂熱者,連超好笑的笑話都會記錄的人 XD

所以每當有人問我關於 Heptabase 的問題,我覺得有幫助到對方的,就會記錄在 Heptabase 的 Journal 裡面(我當靈感筆記區使用),累積到 45 個技巧後,決定寫這樣一大篇懶人包的教學文,好好地讓知識流通、分享給需要的腸粉們。

此篇是給已經訂閱 Heptabase 的人看的,老手、新手皆宜,有很多是你平常沒有注意到可以這樣用的用法!還沒訂閱軟體的腸粉,也可以點下方按鈕註冊,立即免費試用 7 天。

若想多了解這款生產力筆記軟體能做什麼用途的人,可以去查看下面這篇文章,概略地知道這款筆記軟體原來能用在這麼多的地方,看完你一定會覺得超級驚喜 🎁

✦ 延伸閱讀 ✦
【Heptabase】必學10種用法!從專案管理、旅遊規劃到一人公司不私藏教學大公開

文章目錄

📌 閱讀前必看📌 詳閱此篇豐富的 Heptabase 教學文之前,請先注意這六件事

  • 點擊圖片,可以放大檢視
    由於是我第一次寫功能文,上半部的文章圖內文字,實在是比較小一點點,需要請你手動點一下圖片才會放大,才比較看得清楚圖中文字呦!
  • 這篇文章,歡迎跳著看
    由於內容實在是太多了,而且有部分功能是你懶得跟上官方的腳步去看最新資訊,而我是每天都關注官方動向,所以可以由我分享給你的功能。
  • 沒看過的用法,一定要點目錄跳過去看
    有些用法是我主動發現的小細節,也是最常被忽略的功能,並不是所有最基礎最細緻的功能全部都有講解到呦,如果要講的話大概三天三夜都講不完 XD,我僅會分享那些那些常被忽略的小技巧,而若你學會的話,定能幫你提升不少生產力。
  • 觀看的過程中,可以思考,除了小腸的用法範例,自己可以怎麼用
    我截圖分享給你看的使用案例,都是我梳理了自己的需求後,才產生的、適合小腸個人使用的,除了把我的方法套用在你自己的 Heptabase 之外,記得一定要花一點時間思考,「在你的使用情境」之下,該怎麼優化我這個版本的用法,才更能體會到 Heptabase 筆記軟體的精髓。
  • 本篇文,是提供電腦端的教學居多
    手機版、平板版本,有許多功能是此篇無法幫助的,請記得打開電腦版或網頁版來做使用歐!手機版我目前最常用的只有 Journal ,但我以後依然會錄製手機端的功能提供給你看,有任何問題或需求,歡迎在下方留言或是去 IG 詢問。
  • 本篇內文的文字樣式須知
    被灰色螢光筆畫底標示 的字 = 用滑鼠在 Heptabase 內點擊的功能
    突出來一片底的紅字 = 鍵盤的快捷鍵,Mac 請自行將 Ctrl 看作是 Command(或 Cmd)鍵 ⌘ 唷!

文中提到的快捷鍵都是我平常會使用的,很少用或沒用到的都暫時不提,所以有些功能我會教鍵盤的快捷鍵,有些功能會教用滑鼠點。未來再製作快捷鍵列表跟大家分享囉 ~!


⭐ 開始進入正題吧 ⭐


卡片 Card

#01 卡片的 7 種形式

我把這七種卡片形式的卡片都截圖給你看了,可以藉由這些截圖來觀察,這幾種卡片中有何不同與相同,卡片是 Heptabase 最基礎必須知道的功能之一,請詳閱這一段圖文唷。

  • 第一種:一般卡片
    最初始、預設的卡片形式,卡片內能放置所有形式的資料!

一般卡片是最常、最基礎必須知道的功能了,裡面可以放任意所有資料、自由將文字樣式與格式做調整,若是以卡片盒筆記的邏輯而言,這張一般卡片就是放置顆粒度最小的知識點。

  • 第二種:PDF 文件卡片
    圖為我將演講的 PDF 簡報檔案,放在 Heptabase 內所呈現的文件卡片形式。
  • 第三種:日期卡片
    圖是 2023/11/04 這天我所紀錄的靈感筆記,這些資料僅會出現在當日的日期卡片之中,每天都會新生成一個日期卡片。
  • 第四種:畫線卡片
    在 Heptabase 內的 PDF 按下畫線、高亮等功能,把重點裁切或者標示出來,就能形成一張畫線卡片。
  • 第五種:影片卡片
    一部影片 = 一張卡片,這上面不能添加文字或其他元素!
  • 第六種:圖片卡片
    一張圖片 = 一張卡片,這上面不能添加文字或其他元素!
  • 第七種:音檔卡片
    一段音檔 = 一張卡片,這上面不能添加文字或其他元素!
  1. 若要在「影片卡片」、「圖片卡片」、「音訊卡片」加入文字的話,請生成一張「一般卡片」,再把影片、圖片、音訊拉進去,這樣就會變成「有這些媒體檔在內的一般卡片」,而非影片卡片、圖片卡片或音訊卡片。
  2. 這些卡片形式,通通都可以按下Ctrl+T給這些卡片一個標籤 Tag !

#02 在白板上,真正地刪除卡片

每次我都不小心點到新增一張卡片(滑鼠連點兩下就會新增),而常見的刪除狀況,是直接框選卡片後,按下鍵盤的 「← Backspace」將這張卡片刪除,但後來發現在卡片盒 Card Library 內,被刪掉的卡片依然存在!

想要把那些完全沒用到的卡片真正清除,發現照下方的步驟,可以直接在白板內,讓那些卡片真正地被刪除、在你的 Heptabase 卡片盒內消失。

Step 1

選擇卡片(框選 / 直接點選),卡片會呈現藍框、被選擇的狀態

Step 2

按下滑鼠右鍵,或者點選右上角三個點

Step 3

按下在卡片盒內刪除此卡片 Delete from card library,就真正從卡片盒內刪除囉!

即便是真正地刪除卡片、在卡片盒內找不到那張卡片,但如果你真的想找回那張卡片的話,還是可以找回的喔!可以去左上方 Heptabase logo 裡面的「垃圾桶 Trash」內查看被誤刪的卡片,詳細步驟請看垃圾桶那章節的教學

#03 一鍵刪除空白卡片

清空空白卡片的好處,是當你點開卡片盒 Card Library 的時候,整體畫面會比較乾淨、輕盈,就像家裡那些沒在使用的東西,484 欠斷捨離。

Step 1

點開左側欄位的 Card Library

Step 2

選擇 Delete empty cards(掃把符號)

Step 3

空白卡片 A wonderful new card 就通通消失囉,YA~

#04 複製卡片 Copy:不同步卡片、同步卡片

也可以按下鍵盤的 Ctrl+C 來複製卡片。

不同步 Dismiss:

原卡片&複製出來的卡片,這兩張卡片可自由輸入各自資訊不會同步。

同步 Sync pasted card:

原卡片&複製出來的卡片,這兩張卡片內容會同步。

Step 1

在想要複製的卡片中,點右鍵,按下 Copy

Step 2

在需要放置卡片的地方,按下滑鼠右鍵的 Paste,或是直接按下鍵盤的 Ctrl+V 來貼上卡片

Step 3

選擇不同步卡片 Dismiss,或是同步卡片 Sync pasted card

  • 選擇不同步卡片 Dismiss
    會發現複製出來的卡片,與原卡片毫無關係,可分別自由書寫,又變成一般卡片囉!
  • 選同步卡片 Sync pasted card
    會發現兩張卡片的動作會一模一樣,而且兩張卡片在不同白板的時候,卡片的右上角,會顯示此張卡片出現在哪幾個白板之中。

#05 複製卡片連結 Copy link:內卡片、外卡片、標題連結、卡片連結

上一段講的複製是「複製卡片」會發生卡片的同步&不同步,這段要跟你分享「複製卡片連結」有好四種不同的玩法。

第一種:內卡片 Paste as embed

Step 1

在想要複製的卡片中,點右鍵,按下 Copy link

Step 2

在「其他卡片中」,Ctrl + V 貼上連結 link(這時候滑鼠右鍵找不到貼上的按鈕,所以用鍵盤)

Step 3

選擇 Paste as embed ,變成內卡片(卡片中的卡片)

〈慢慢來,才有餘裕去改變心意〉這張卡片,出現在〈為自己保留改變心意的權利〉這張卡片裡面,變成內卡片了。

而〈慢慢來,才有餘裕去改變心意〉這張卡片「內卡片」會與「原卡片」同步!

內卡片是可以改字的唷,只是改了字之後,原卡片也會同步被你改字。

第二種:外卡片 Paste as embed

外卡片的原理是「在文字框 text element 內,嵌入原卡片」,這部分比較複雜,若沒有特別需要用到,看過就可以了!我本人是很少用到這個功能。

Step 1

在想要複製的卡片中,點右鍵,按下 Copy link

Step 2

在「白板空白處」按下 Ctrl + V 貼上連結 link(這時候滑鼠右鍵找不到貼上的按鈕,所以用鍵盤)

Step 3

選擇 Paste as embed ,會變成外卡片

若第二步驟不是在「卡片內」貼上,而是在「白板」貼上,就會變成外卡片,可以想像外卡片 = 一張圖,是不能更動文字內容、文字樣式的,所以要刪只能刪一整張外卡片,不能刪外卡片內的文字。

第三種:標題連結 Paste as mention

Step 1

在想要複製的卡片中,點右鍵,按下 Copy link

Step 2

在「任意地方」按下 Ctrl + V 貼上連結 link(這時候滑鼠右鍵找不到貼上的按鈕,所以用鍵盤)

Step 3

選擇 Paste as mention,就變成標題連結囉!

點選標題連結之後,會轉跳去原卡片的位置,此功能與直接 Mention @該卡片名稱,是一樣的效果!詳細步驟請看 Metnion 章節的教學

第四種:Dismiss 卡片連結

Step 1

在想要複製的卡片中,點右鍵,按下 Copy link

Step 2

在「任意地方」按下 Ctrl + V 貼上連結 link(這時候滑鼠右鍵找不到貼上的按鈕,所以用鍵盤)

Step 3

選擇 Dismiss ,變成單純的連結、圖中的「4」

點擊這串聯結會直接跳到該卡片連結的位置

最後一個卡片連結有個小技巧!!可以複製卡片連結之後,黏貼在文字上,當作文字的超連結,點擊就能轉跳至該連結的那張卡片,這在不想 Mention 文字很長的卡片時,很常用到。

#06 自動延展卡片 v.s. 捲軸卡片

  • 圖中 1 的卡片
    打再多的字,卡片都會自動「向下」延伸下去,不會有內文被遮住的疑慮,而且會在自動生長期間,推開其它物件。
  • 圖中 2 的卡片
    將滑鼠放在卡片邊邊,變成雙箭頭的鼠標,再拖曳卡片大小之後,該張卡片就失去了自動延展的功能,因為你已經主動將此卡片「預設了你希望的尺寸」!不過新增了卷軸功能,可以上下拉動,顯示想要被看見的部分。

想從右邊無法延展的卡片,變回左邊可自動延展的卡片,只要對卡片點擊右鍵,選擇 fit to content,就會變回左邊卡片囉。

心智圖 Mindmap

#07 心智圖收合功能

這段就拿我在 2024/04/22(一) WordPress 小聚,演講的內容來當範例吧!心智圖是可以收合的喔,不想看到的部分可以先暫時收起來。

Step 1

在白板上(或是在卡片上)按下滑鼠右鍵,點選心智圖 Mindmap

Step 2

打出自己的心智圖資料

這邊的心智圖內容中,有使用心智圖連結卡片的技巧

Step 3

在文字或卡片的節點上按下滑鼠右鍵,點選收合卡片 >< Fold node

如果想要一層一層開啟的話,請先從最外層開始收合,再往內收,這樣開啟時也會一層一層開啟,使用情境是「講座」、「分享會」,我就用這種方式開過會還有演講,覺得很方便哈哈。

如果想要一次展開全部資料的話,就只要在心智圖的源頭處(圖四),點選收合卡片 >< Fold node 即可,這樣只要點一下箭頭處,就會直接展開全部後面的資料。

我真的很喜歡 Heptabase 內的心智圖,視覺化的人種,很需要這種資訊展開又有彼此連結的效果,之後我今年預計要開設的知識管理線上課程(希望能開得成 XD),會好好教導怎麼使用此功能。

#08 心智圖線段自選顏色

還記得這個功能有好多用戶一直許願,官方終於開發出來拉 🎉🎉

Step 1

同上的步驟,先在白板上(或是在卡片上)按下滑鼠右鍵,點選心智圖 Mindmap

Step 2

打出自己的心智圖資料

Step 3

在心智圖的「線段上」按下滑鼠右鍵,選擇顏色

這邊要注意的是,改色之後,是改該條心智圖的線段之後的全部顏色,所以若你選擇的是心智圖源頭線段顏色,那整個心智圖線段會全部一起被你改色!

#09 心智圖可以連結卡片

創建心智圖過後,把卡片拖曳到心智圖旁邊,會出現一條連線,滑鼠再放開後,即可成功將卡片與心智圖相連。

這篇提供給大家一個小技巧!如果覺得一般卡片太難與心智圖連結的話,按下一般卡片左上方的 向下箭頭 Fold 去縮小卡片(變成只留標題的卡片),再拖曳過去心智圖旁邊,就會變得非常好與心智圖連結了~!

提及 Mention

白板名稱是無法使用此功能的呦!文字與卡片內可以。

#10 兩種方式提及 Mention

第一種搜尋:打符號 @ + 關鍵字

第二種搜尋:打符號 [[ + 關鍵字

#11 全形半形都能叫出提及 Mention

我個人是很習慣用第一種「@」+關鍵字,不過有一天我發現,即使是全形的「@」也可以餒!

不過因為是全形字體,記得先按下 Enter 選好@這個字,才能再按方向鍵選擇被提及的資料呦!

#12 Mention 特定日期的日期卡片 Journal

Mention 除了提及卡片、白板、群組之外,也可以 Mention 日期唷!我最常用的就是「@2024/03/20」這種格式提及 Journal 格式。

#13 Mention 卡片後,刪字也沒關係

這也是我某一天發現的超酷功能,只要 Mention 某張卡片之後,想讓該標題連結文字變多短都沒關係,只要還留有一個字,都連的過去。

這邊要提醒一下,若是在卡片內,提及 Mention 同一張卡片兩次,那第二次被提及的標題連結,是點不過去原卡片的喲!像上面那張圖的「成功基本要素,不到最」就無法點擊轉跳,只有出現連結網址而已。

進階概念:如果沒有編輯到標題連結的文字,那當原卡片的標題改動時,被連結的標題也會跟著同步改動。 但若你刪字或加字,就不會跟原卡片即時更新了,反而變成一般的超連結。

快捷鍵 Hot Key

這邊我僅分享自己最常用的快捷鍵功能唷,若要觀看 Heptabase 所有快捷鍵功能可以查看官方 Wiki 內的快捷鍵一覽表,也可以點擊軟體內左下方的 Keyboard shortcuts

#14 搜尋

搜尋功能是幾乎所有軟體都必備的功能,而在 Heptabase 裡面,居然有不同的搜尋方式,這邊告訴你三個。

第一種:當前白板內搜尋 Ctrl + P

Step 1

在你要搜尋的白板內按下快捷鍵 Ctrl + P

會發現搜尋框的左下角,只顯示你現在的白板名稱,跟上方白板路徑的名稱一模一樣,此圖的白板名稱為「2024/04/22(一)講課時使用」。

Step 2

在搜尋框內輸入要尋找的關鍵字

輸入關鍵字之後,跳出的資料都是當前「2024/04/22(一)講課時使用」這個白板出現的所有資料,左側是被搜尋出來的所有資料、右側是資料的預覽模式。

Step 3

點擊資料,自動轉跳至該資料區域

我這邊點擊的是「依照標題直接在 WordPress 的文章編輯器內創作」這個文字資料,所以就直接轉跳到那,可以看見上方的白板路徑,依然沒有更動

第二種:全區域搜尋 Ctrl + O

Step 1

在白板的「任意地方」按下快捷鍵 Ctrl + O

會發現跟第一種 Ctrl + P 的搜尋框有不同之處,框內左下方變成「Quick find」了,這時候就是開啟了全域搜尋功能沒錯。

Step 2

在搜尋框內輸入要尋找的關鍵字

這邊我們搜尋的關鍵字「文章」與上面第一種搜尋的字是一樣的,但你會發現,資料變得更多了,因為出現的資料,不是侷限在當前白板內,而是你整個 Heptabase 內的資料。

Step 3

點擊資料,自動轉跳至該資料區域

我這邊點擊的是「怎麼寫好一篇部落格文章」這個白板資料,所以就直接轉跳到那個白板了,可以看見上方的白板路徑,也一起變動了!!

第三種:當前卡片內搜尋 Ctrl+F

  1. 按下 1 處的 右側欄 符號 ,會自動將該張卡片放置於右側欄
  2. 按下 Ctrl + F,叫出卡片的搜尋框
  3. 輸入欲在卡片內搜尋的關鍵字
  4. 點擊搜尋框內的 < 或是 >,能看見被搜到的關鍵字在橘黃色處
  1. 按下 1 處的展開卡片符號 ,將該張卡片放大至全畫面
  2. 按下 Ctrl + F,叫出卡片的搜尋框
  3. 輸入欲在卡片內搜尋的關鍵字
  4. 點擊搜尋框內的 < 或是 >,能看見被搜到的關鍵字在橘黃色處
  1. 按下 1 處的 Journal 符號 ,開啟 Journal 於右側欄,這邊記得要點選自己想要搜尋的日期
  2. 按下 Ctrl + F,叫出卡片的搜尋框
  3. 輸入欲在卡片內搜尋的關鍵字
  4. 點擊搜尋框內的 < 或是 >,能看見被搜到的關鍵字在橘黃色處
  1. 按下左側欄的 Journal ,開啟日記於全畫面
  2. 按下 Ctrl + F,叫出卡片的搜尋框
  3. 輸入欲在卡片內搜尋的關鍵字
  4. 點擊搜尋框內的 < 或是 >,能看見被搜到的關鍵字在橘黃色處
  1. 在右側欄叫出 PDF 檔,按下 Ctrl + F,叫出卡片的搜尋框
  2. 輸入欲在卡片內搜尋的關鍵字
  3. 點擊搜尋框內的 < 或是 >,能看見被搜到的關鍵字在橘黃色處

#15 前進、後退

Step 1

在當前的A白板(2024/04/22(一)講課時使用)點擊被提及到的B白板(【部落格】靈感褲),就能轉跳過去B白板

Step 2

按下快捷鍵後,畫面從B白板退回到A白板

  • MAC:⌘ + [ 或 ]
  • Windows:Alt + [ 或 ]

Step 3

這時候若再按下另一個方向的快捷鍵,又會從A白板回到B白板

本功能適用於演講、講課、開會時,可以即時轉跳畫面給現場的人看,這個功能我在演講的時候一定會用到!學會之後就不用再去找上一段內容了。

#16 取消復原 Ctrl+Shift+Z

按下 Ctrl+Z 復原後,想要反悔復原的時候使用,因為若你按兩次 Ctrl+Z 復原,那會回到兩步前的狀況,所以此功能一定要學起來。

Step 1

將選定的資料按下鍵盤的 ← Backspace 刪除該筆資料

Step 2

按下 Ctrl+Z 復原,會恢復該筆資料,回到 圖1 有資料的狀況

Step 3

這時候按下 Ctrl+Shift+Z 取消復原,又會回到 圖2 被刪掉的狀況

#17 Section 群組

群組功能在 Heptabase 可說是重點功能之一!必學必學必學⭐️⭐️⭐️

Step 1

用滑鼠框選你要群組化的資料們

資料可以是任何卡片、圖片、文字、音訊、影像,甚至是別的群組也可以。

Step 2

按下 Ctrl+G 就將被框住的資料群組化成功囉

框選之後,會自動跳出左上方的黑白三點符號,點擊它之後,再按下 Create section,會出現與按下 Ctrl+G 一樣的效果,但是按鍵盤快捷鍵會快很多。

將資料 Section 群組化之後,你會發現當白板縮小的時候,僅看得見 Section 群組的名稱,其他資料都變得超小!

右側欄 Right sidebar

這裡會跟你說,我在右側欄發現的好東西 XD,可是很多人都忽略掉了!

#18 類目錄 Table of content

有點像白板中的目錄,但只會顯示「白板」與「Section」,這邊的排序是依照與左上角角落的絕對距離來做排列的。

  1. 按下 1 處的 開啟右側欄 符號
  2. 點擊 2 處的 Table of content 符號
  3. 可以看到當前白板內的所有白板與群組

這對部落客的文章管理,真的超級好用!我就是這樣直接看網站分類的哪個文章已經完成,我的部落格輸出流,已經有開過演講教過一些人囉~預計之後也來錄製一支影片與大家分享。

#19 白板資訊 Info

大家都知道卡片的資訊可以在卡片內點開來看,可是白板呢?這個功能可以讓你看到當前你所在的白板,在哪個地方被提及 Mention 過。

  1. 按下 1 處的 開啟右側欄 符號
  2. 點選 2 處的 !驚嘆號 符號,開啟資訊欄
  3. 可以看見你現在當前的白板,在哪被提及 Mention 過
  4. 點擊轉跳,可以看見被提到的確切位置

PDF 檔案

#20 四種 PDF 模式

這裡說的不同模式,是同一份 PDF 檔案,在 Heptabase 內可以用不同的方式呈現出來使用。

第一種:白板內的 PDF 文件卡片

可以看到這種文件是 PDF 檔構成的卡片,出現的方式就是直接將電腦內的 PDF 檔拖曳進 Heptabase 白板內即可。

第二種:PDF 文字檔

直接將電腦內的 PDF 檔拖曳進 Heptabase 一般卡片內即可。

第三種:右側欄 PDF 檔

按下 1 處的 右側欄 符號 ,會自動將該張卡片放置於右側欄,這樣 PDF 檔,就會自動出現在右側欄了。

要注意的是,如果將別的卡片也一起放入右側欄的話,會發現右側欄變出現兩張卡片,而原本可以用滑鼠滾輪上下滑動的 PDF 檔,變成只能按 < 或是 > 來翻頁了。

第四種:PDF 檔展開

點開展開卡片按鈕,就會看見 PDF 檔變成全畫面的檢視方式。

#21 對筆記卡片做文字樣式調整

右側欄 的搜尋框內,輸入關鍵字找出 PDF 檔,而這種檔案是可以做畫線卡片的(只要畫線完拉到左邊的白板區域即可),詳細教學往後的深度研究文章再詳細教你,而這個畫線卡片的筆記,可以當作是一般文字區,可以調整文字樣式,並且兩者內容同步。

#22 筆記卡片也能上標籤 Tag

卡片的 7 種形式章節,有提到每種形式的卡片都可以上標籤,這邊我就直接示範如何幫筆記卡片上標籤。

Step 1

在筆記卡片上點選右上角三個點

Step 2

點擊 Manage tags,或按下鍵盤的Ctrl+T,為卡片上標籤

常被忽略的重要功能

這邊會分享超重要卻總是沒被記住的功能,推薦必看!!!!

#23 工作台面 Tab groups 功能

換一個工作台面等於是換個腦袋做事,我是拿來轉換不同的工作情境使用,例如「工作腦」、「開課腦」、「自媒體腦」、「學習腦」、「當日活動」。

在工作台面內做資料夾分類:

  1. 點選 1 處的三個點點
  2. 按下 + New tab folder 新增一個資料夾
  3. 為分類資料夾面命名
  4. 在左側的工作台面上,會發現多出一個資料架囉!

新增一個工作台面:

  1. 點選 2 處的向下箭頭
  2. 按下 + New tab group 新增一個工作台面
  3. 為新的工作台面命名
  4. 再次按下向下箭頭,會發現多出一個台面囉!

#24 歷史紀錄

跳出畫面之後再按 Ctrl+Z 通常都復原不回去,這時候就需要檢視歷史紀錄內是否有你想恢復的資料,以下介紹「白板」與「卡片」歷史紀錄的位置。

白板的歷史紀錄

Step 1&2

點白板右上方的 三個點,再點擊 Version history

Step 3&4

就能查看此白板過去的所有狀態,要還原的話,請點擊下方藍色 Restore version 按鈕

卡片的歷史紀錄

Step 1&2

按下卡片右上方的 三個點 ,點擊 Version history

Step 3&4

就能查看此卡片過去的所有狀態,要還原的話,請點擊下方藍色 Restore version 按鈕

#25 兩種垃圾桶

這個功能真是手殘族的福音,不小心誤刪資料的話,都可以從此處將資料找回來!可以想像是電腦內的資源回收桶、垃圾桶。

Trash 垃圾桶

Step 1&2

點擊左側欄的 Heptabase 字串,再按下 Trash 開啟垃圾桶

Step 3

就能看到被刪除的資料全部都在這裡

如果沒有要清理垃圾桶的話,要小心別按到右上角的 Empty Trash,不然垃圾桶內資料就再也找不回來囉!

Step 4

若要將資料復原回原位的話,點擊資料後再按下 Restore

自己創建垃圾桶白板

我自己自創的垃圾桶,方法很簡單,就是自己創一個白板,命名成垃圾桶 XDD,真的很實用,那些我捨不得丟又不想放在電腦內的資料,我都會放進這個「垃圾桶白板」內。

#26 同步紅綠燈

這個功能超級超重要!!每次開啟軟體的第一件事,一定要看紅綠燈狀態,如果沒有注意的話,很容易把資料覆蓋過去,會出現遺失資料的風險!所以一定要了解這個功能。

  • 綠燈
    代表這時候所有資料都同步完成了,可以自由使用 Heptabase 軟體。
  • 灰燈
    代表目前是離線狀態,通常你沒有網路的時候,就會出現這個狀態!
  • 黃燈 Syncing… 同步中
    會出現在你上傳資料進 Heptabase 內的時候,記得等黃燈變成綠燈再開始使用軟體。
  • 黃燈 Connecting… 連結中
    當你從離線狀態轉為線上狀態的時候,Heptabase 也需要一點連上網的時間,一樣請等變成綠燈之後,再開始使用軟體。

還有一個狀態是紅燈(同步錯誤或失敗),但我自己本身是完全沒遇到過!也希望不要遇到 XD 建議大家還是在連線時使用 Heptabase,才不會有資料遺失的風險。

#27 深度研究 openin new tab

我自己是很需要藉由白板的視覺化來做專題發想或深度研究,但很多人是層級式思考的人,那就很適合使用 openin new tab 功能來做由上到下的思考模式。

  • 視覺化思考的人:左邊開白板,右側欄開卡片或檔案
  • 層級式思考的人:左邊開一張卡片,右側開卡片或檔案

Step 1

框選那些想要做深度研究的卡片們,一次框多個

Step 2

點擊左上方的 三點符號(或 滑鼠右鍵)叫出功能表,按下 Open in new tab

Step 3

會看見左邊 = 被展開的一張卡片,右邊 = 其他被框選的卡片們

很多人會用這個方式來做寫作發想,把要參考的資料都放右邊,而左邊用來創作。

#28 檢視層級式排列的白板

將滑鼠放到左側欄的 Map 上面,就會出現層級式排列的白板,可以看見我的「自媒體營運」白板內,裡面還有數個關於此主題的白板。

列表中,再按下 > 符號,還可以展開與收起這些白板。

滑鼠好用技巧

這裡我會分享給腸粉們那些超多人不知道的滑鼠技巧,真的有夠實用,請接續看下去歐!

#29 一鍵瀏覽全白板

我自己最常用的功能,我會把這個功能放在滑鼠區而不是快捷鍵區,是因為我自己本人比較喜歡直接這樣按,很直覺!跟其他設計軟體比較雷同的按法。

點擊 %數 ,就能將整個白板自動調整為適合的大小,就不用再煩惱白板如果資料太多怎麼辦!可以一覽此白板全貌之後,再自己縮小去查看資料。

#30 開啟 Google 搜尋

原來 Heptabase 有與 Google 搜尋連動的嗎?這功能地卻很有趣,但我自己很少用就是惹,因為我更習慣在 ARC 瀏覽器內,按快捷鍵搜尋~

Step 1&2

在「任何地方」框選要搜尋的文字串,按下 滑鼠右鍵,點選 Search with Google

Step 3

會自動開啟在 Google 引擎搜尋你剛剛框選的字串

#31 選取文字&選取段落

這個也很有趣,是我無意間發現的小撇步,很好用!

  • 滑鼠對文字點兩下 = 選取詞彙
    系統會自動辨別成語還是詞彙
  • 滑鼠對文字點三下 = 選取段落
    系統會自動圈選出該段落的所有文字

模板 Template

好多人問我模板功能我是怎麼用的喔,的確我有研發一套自己的使用邏輯,不過這邊文章已經夠多資訊惹XD,所以先概略教學此功能怎麼使用吧!

#32 叫出模板列表

有兩個地方可以叫出模板列表,第一個是從左側欄,第二個是從卡片內。

  • 從左側欄叫出模板列表
    按下左側欄的 Heptabase 之後,再點擊 Template,就會出現模板列表
  • 從卡片內叫出模板列表
    在卡片內打出字串「/template」,再點擊 Template,就會出現模板列表

#33 自定義模板

可以自己設計你的模板,把常用的格式全部都變成模板,以後使用就不用再複製來複製去,這邊用選擇題的格式為例。

Step 1-3

框選要成為模板的資料,點擊資料左上的 六個點,點擊 Create template

Step 4

系統會請你命名此模板,打好字之後按下 Save

Step 5

會在 Heptabase 上方看到「Template added」的訊息通知,表示成功加入模板列表

Step 6

此時點開模板列表,會發現多了一個剛剛創建的「選擇題」模板在最上方

#34 斜線 / 叫出自定義模板

學會創建之後,要怎麼叫出模板呢?承上題,我用剛剛創建的「選擇題模板」來舉例說明。

Step 1

在卡片內、文字框內,打上「/ (你命名的模板名稱)」

這邊我用選擇題當案例,所以我打的是「/選擇題」,但其實你在打字的期間,會發現打出「/選」就會出現選擇題白板的功能選項了!

Step 2

出現你最初始框選成為模板的資料們,可直接使用

樣式

#35 用圖檔美化白板

這功能真的好適合水水們(笑死不是腸粉嗎,怎變水水🤣),總之很適合女生當作「手帳筆記」來做美化。

很簡單,只要把電腦內的去背檔案拉入白板內就可以了,或者你上網複製去背的白板圖片,再於白板內貼上也可以!

這功能真的非常好用,我自己會在笑話白板內,放上數個笑臉,這樣我就能看到哪個笑話能引起比較多人笑 XDDD 抱歉我真的是怪人~哈。

#36 特殊語法字體 LaTeX

是 Notion 也有的 LaTeX 功能,我自己也有使用 Notion,就想說把我在 Notion 的美化癖拿來 Heptabase 試試看,沒想到還真的可以用,哈哈哈!

我以前是看 Chloe 的文章學會這個功能的,可以點擊圖片的說明文字去看他的文~有更多花樣語法可以複製!而下面我就開始分享如何在 Heptabase 辦到同樣效果。

Step 1&2

在文字框內打「/Math block」,或者用滑鼠點選也可以

Step 2

在公式框內複製你想呈現的效果語法過來,再自己改字即可

語法有好多種展示方式,但奉勸各位腸粉不要花太多時間在此功能上,我之前一玩就花太久時間了,正事還是記得要辦喔 XD !

#37 用圖+文做目錄轉跳

這功能常被用在卡片盒筆記法內的「索引筆記」,意思就是一個版面內要有一個目錄,這樣比較好引導除了創作者以外的其他人,在同個白板區內找資料。

很簡單!只要將圖片放在文字框的正後方就可以了,通常圖片層級會自己顯示在最下方,我這邊展示了目錄的文字框*1、提及 Card 卡片的文字框*3、提及 Section 群組的文字框*1(左側有 Icon)。

分享

#38 分享白板

想把自己的作品或思考內容通通分享給別人嗎?可以使用這項功能,把白板分享至網路上!只需要給對方一個網址就行了。

這邊要注意的是,因為白板非常的廣大,當你在分享的時候,白板縮放大小、白板內的資料位置,都可以事先處理好,下方會詳細說明。

分享網址&同步最新白板

Step 1&2

點擊白板右上方的 Share,再打開 Share to web 的按鈕

Step 3

成功公開白板資訊於網址

可以複製「公開的網址」貼給朋友或同事觀看,右上方的 Share,也會變成藍色的 Shared,代表此白板正在被公開中!

這裡有兩個狀況你必須知道:

  1. 在已公開的白板內,調整資料的話,原本公開的白板內資料是不會同步更新的!
  2. 要同步更新的話,必須點開 Shared 再按下 Publish Changes,資料才會同步更新至被公開的那個網址裡面。

分享時,白板是定位於左上角

你在分享白板的時候,若沒有注意到白板的縮放大小與資料位置的話,你的讀者會找不到白板內的資料、甚至會覺得資料縮放比例太大或太小,會有各式各樣不知道從何處看你這份公開的白板的問題。

但其實解法很簡單,在什麼畫面點擊白板右上方的 Share,別人點開網址,就會直接看到你當時按下 Share 時,一模一樣的畫面、位置、縮放大小。

所以分享前要非常注意畫面的大小和位置,分享後點開白板連結才不會跑版,而畫面全都取決於「左上角定位點(圖中🌭處)」的「右下方」的所有區域,可以向像是象限中「第四象限的範圍」。

  • 左側欄關掉後的熱狗,才是正確的定位點
  • 下方用「分享前的電腦畫面」與「分享後的網址畫面」的狀況來呈現,請左右對照著看

在此白板內可以看見,最下方的「測試OOO」卡片,字是被遮住的!而且白板縮放是 114%。

可以看見最下方的「測試OOO」卡片,依然被遮住,縮放大小也是 114% 沒有變動。

這次把整個白板資料向右邊移動,左側加入一串直式的字,再重新分享網址。

會發現網址打開,左側真的被加入新的字了,而且整個定位點與白板一模一樣,畫面不會跑到白板的其他地方。

這個發現真的驚天動地,我發現之後馬上跟 Heptabase 官方客服 PJ 分享,他也說我這個發現真棒,希望我能分享給更多人知道!(也是從那時候我開始搜集這些技巧的!!)

#39 分享卡片

有些人習慣以一張卡片,當作一份 Word 一樣,寫入完整的內容,這時候可以使用將卡片輸出成「Markdown」或者輸出成「PDF」這兩種分享方式傳給別人。

先在卡片上點擊右上角 三個點,或者按下 滑鼠右鍵,叫出功能列表,再點擊 Export as Markdown 輸出成 Markdown 或者 Export as PDF 輸出成 PDF。

Markdown

命名此 Markdown 檔案名稱

會看見下載資料夾內,多出了 zip 的壓縮檔,解壓縮之後會出現 .md 檔

PDF

命名此 PDF 檔案名稱

會看見下載資料夾內,多出了 zip 的壓縮檔,解壓縮之後會出現 PDF 檔

這裡要注意!輸出成 PDF,這個功能是 2024/5 最新出的功能,所以很可能會有一些 Bug,若有遇到任何軟體問題,記得回報給官方歐!

其他驚喜

這裡我會介紹不知怎麼分類的驚喜功能 XD 很感謝各位看到最後一個章節?根本在寫書,此時已經超過一萬字惹 … 扯!

#40 白板雙開

我一直向官方請求我需要左右白板雙開的功能、或是開兩個分頁的功能,但官方評估創立這個功能實在太難惹!好像無法很快就研發而成,我只好自己找方法!畢竟對於一個視覺化的人來說,我知道資料藏在哪個白板的哪個方位,但我會忘記資料的名稱~所以真的很需要雙開!

要雙開的話很簡單,就是開啟「網頁版」與「電腦版」兩個不同版本的 Heptabase就可以了哈哈哈哈哈!在其中一端做任何事,另一版會飛快同步資料,可以開啟兩個螢幕左右對照觀看,但無法兩者互相拖曳資料。

#41 資料庫功能

是另一款筆記軟體 Notion 最強大的資料庫功能,在 Heptabase 裡面也有,而且居然是藏在 Tag 標籤裡面!!很特別吧,因此有一些人都找不到這個在哪。

我自己因為要研發 Heptabase 的線上教學,所以去很多地方搜集了各種用戶的問題,資料庫可讓我一目暸然,想學的就繼續觀看下方的教學&我的用法歐。

Step 1&2

點擊左側欄的 Tag,再按下 + New Tag 創建新標籤

Step 3

點擊標籤進去,會發現資料庫功能

紅框處有兩種不同的檢視方式,Table 是資料庫檢視模式、Kanban 是看板管理檢視模式,推薦腸粉自己去玩玩看。

官方近期也推出了關聯功能,可以將兩個標籤互相關聯來關聯去,這功能我目前還沒用到,因為關於資料庫功能,我還是使用 Notion 居多,有玩出心得的腸粉可以在留言處分享給我歐!

#42 任務日期

可看見其他日期內的任務狀態,要做什麼、做完了沒,可以做時間管理來用!

點擊左側欄的 Journal,點擊開啟 右側欄的符號,點擊 勾勾 的符號,就能看見其他日子要做的事情有什麼了!

我自己很少用這個功能,我的時間管理是使用 Notion,兩套軟體我是併用的,沒有 All in one,但我覺得應該很多人不知道這個功能,所以也分享一下~

#43 圖片左右並排

卡片內的圖片是無法在同一排放一張圖以上的,所以很多人問 Heptabase 官方能不能研發這項技術,但礙於官方還有更多更重要的功能需要研發(真的是幾乎天天都在更新的軟體,他們超認真研發),所以這項已經有替代方案的功能,就先暫時被擱置中。

我這邊教學的替代方案是使用「表格 Table」功能!

Step 1

打出 「/Table」的字串,創建一個表格

Step 2

左側是沒表格的圖片排列方式,只能上下,右側是有表格,能左右排

#44 合併表格

Heptabase 的表格功能無法使用表格軟體內,很基礎的「合併儲存格」功能,所以我今天介紹的方式也是一個替代方案,只要從 Excel 內複製表格過來就可以合併儲存格了!

Step 1

去 Excel 內創建有合併儲存格的表格資料,框選按下 Ctrl+G 複製表格資料

Step 2

在文字框或卡片內按下 Ctrl+V 貼上表格資料,會發最上方的有被合併

但官方有建議,從 excel 複製過來的表格,可能會遇到樣式不相容的問題,除非必要,否則完全不建議這樣使用呦,腸粉再自行評估。

#45 兩處切換黑白模式

這功能真的很重要,能夠保護你的眼睛!我自己的電腦所有瀏覽器、軟體都習慣使用黑暗模式,只是我的網站如果截的 Heptabase 圖片,都是黑色底的話,會太醜 XD 本人無法接受,只好把模式弄成白色,等寫完文章再調整回來。

  1. 點擊左側欄的 齒輪 符號
  2. 點擊 General
  3. 可以看見白模式 Light 與黑模式 Dark
  1. 點擊左側欄的 Heptabase
  2. 點擊 Dark mode 或者 Light mode
  3. 轉換黑白模式

結語

這是我的第四篇文章,我發現自己真的是細節+長文魔人,簡單的東西不教得細緻一點,就會全身發癢!圖片如果沒有美麗的彩色底&知識包小腸的笑臉 Logo,也會覺得自己少做了什麼(對不起 XDD 我在職場上都沒這麼認真,只有做自己的事業才這樣)。

這篇功能教學文的字數與耗時?

很多人問我這篇文章到底消耗了我多少時間?因為很多技巧是我平常都在關注的,所以要把這些技巧組織起來變成一篇文章概況的話,時數我已經數不清了。

但我開始寫作之後,有好好計時這篇文章(專案)對!我把他當專案在計時哈哈哈哈,總耗時超過「45 小時」、約莫 「15,000 字」左右,這篇幾乎是出一本書的程度惹吧!謝謝你看完我用心撰寫的文章。

我也因為創作這篇文章,研究出來自己一套文章產出流,下一篇文 3,000 字,我就只花 1.5h 而已!有機會再跟你分享我的創作流~


Heptabase 價格,可以免費使用嗎?

Heptabase 目前是付費軟體,一年的費用總共是 8.99 美元 * 12 個月 = 107.88 美元(一年約 3,300 元台幣)。

有沒有促銷碼、折扣碼?

目前沒有任何折扣或是促銷碼,但所有帳號都能夠免費使用 7 天,若你對這款筆記軟體非常有興趣想試用看看的話,可以點下面的按鈕試用 Heptabase,這樣也算請小腸喝一杯拿鐵,讓小腸更有動力努力產文、撰文,感謝觀看。

記得在註冊時,要用電腦版註冊(手機到付款頁面會卡住失敗),並且千萬不能離開這個按鈕點進去的網頁歐QQ,不然小腸就喝不到拿鐵惹 ..


🌭 歡迎腸來 🌭

寫完這篇好像達到什麼人生里程碑一樣,也讓我感知到原來寫功能文、出功能書的前輩是多麼厲害與有耐心!15,000 字搭配幾百張圖,真的不是開玩笑的,哈哈哈哈,但也讓我自己知道,OK 我辦得到!長文我可以。

小腸是一位對排版有堅持的女森,若有錯字、排版跑掉,請立刻到 小腸IG 聯繫! 文章全部產自 Heptabase 腸的第二大腦🧠 內容絕無使用 AI 產文。



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在〈【Heptabase】2024最完整的功能教學懶人包45大技巧,學會這幾招生產力大增!新手老手都適用〉中有 6 則留言

  1. 我是Heptabase的初心者,謝謝小腸超級用心細心的實用教學文,收穫實在不是只有「很多」可以形容!大大感謝~~~

    1. 妳好初心者 Candice ~ 很高興有幫助到妳不只是「很多」這麼多,而是更多更多哈哈,謝謝妳的留言,讓我更有動力繼續創作、教學下去 💛

  2. Hey!感謝你分享這麼完整的文章,尤其是白板雙開的方式實在是太有創意了!我竟然沒有想到!

    我最近馬上就來用XD 你幫了我一個大忙!

    1. 不會唷~我記得伊恩也是超愛 Heptabase 的用戶~還常常教瓦基課內的同學!你也很棒,有機會再交流 🙂

      能幫到你粉開心!謝謝回饋,我繼續努力寫文!

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